Welkom aan boord op het Lyanthe basic factuurverwerkingsplatform. De eerste stap van de Invoice Journey is het uploaden van facturen.
Documenten worden door jouw klant of jezelf gescand en geüpload naar de Lyanthe Scan Service. Upload mogelijkheden zijn:
Met betrekking tot het scannen van documenten zijn er de volgende richtlijnen:
Indien een document niet verwerkt kan worden door technische redenen (bijv. corrupt), zal een aangewezen contact persoon binnen jouw organisatie gecontacteerd worden door een Lyanthe support medewerker.
Als de kwaliteit van het gescande document slecht is (hetzelfde geldt voor handgeschreven facturen of handgeschreven opmerkingen) of niet volledig (ontbreekt een deel van een pagina), kan de kwaliteit van de digitalisatie in Lyanthe’s Scan Service niet worden gegarandeerd.
Indien een document slecht gescand is, waardoor de gegevens op de factuur onbekend of onleesbaar zijn, worden deze gegevens niet gedigitaliseerd. Let op dat Lyanthe wel altijd een factuur verwerkt, echter de digitalisatie van datavelden is dan niet compleet!
Iedere administratie heeft een uniek Lyanthe mailroom adres waarnaar aankoop- en verkoopfacturen kunnen worden verstuurd. Het mailroom adres bestaat uit 10 cijfers, gevolgd door -99 en het domein geregistreerd voor jouw organisatie ( [xxxxxxxxxx]-99@[organisatie domein].com.
Het mailroom adres voor de geselecteerde administratie kun je onder andere vinden via Mijn Cockpit in Lyanthe’s MFO portaal:
1. Zorg dat je het correcte e-mail adres gebruikt en dat deze in het “Aan” of “CC” veld staat. Let op: het adres mag niet in het BCC veld staan.
2. Het onderwerp van de e-mail bepaalt of je inkoop- of verkoopfacturen gaat opsturen. Vermeld hierbij het document type zoals in de onderstaande tabel is weergegeven.
|
Document type
|
|
|---|---|
|
Inkoopfacturen
|
Empty, “Purchase”, “P”, “Aankoop”
|
|
Verkoop
|
“Sales”, “S”, “Verkoop”, “V”
|
|
Declaraties
|
“#PD”
|
|
Purchase Reverse Billing
|
“#RB”, “#RBP”
|
|
Sales Reverse Biling
|
#RBS”
|
Let op: indien een document in het verkeerde kanaal is geüpload zal deze gedigitaliseerd worden als Diverse Leveranciers / Klanten en dient deze opnieuw geüpload te worden.
Tip: Ieder bestand zal 1 batch creëren. Bevat 1 factuur meerdere documenten dan kunnen deze worden samengevoegd tijdens de üpload door het onderwerp “#PD” te gebruiken
3. De volgende bestandstypen worden ondersteund:
|
Ondersteunde bestanden
|
||||
|---|---|---|---|---|
|
File type
|
pdf, ubl
|
mail
|
docx, xls, xlsx, png, xml, tif, tiff, jpeg
|
png
|
|
Min. file size
|
xml en pdf in 1 mail
|
indien mail het woord “factuur” of “invoice” bevat
|
25kb
|
50kb
|
4. Verschillende soorten bestandstypen in één e-mail worden niet ondersteund.
(bijvoorbeeld: .pdf & .xls gaat dus niet samen in een e-mail)
Let op: Via de web upload functionaliteit kunnen enkel PDF bestanden geüpload worden. De maximale file size per upload is 30mb (bijv. 2 bestanden van 17mb en 15mb dienen separaat geüpload dienen te worden).
Na het uploaden van bestanden zal een uniek trackingsnummer gegeneerd worden, bijv 2022_1_20220627_081151710264. Dit nummer bestaat uit een timestamp van de upload (yyyy/mm/dd/time)
Tip: support vragen over een specifieke factuur? Vermeld altijd de administratie en het desbetreffende batchnummer om sneller geholpen te kunnen worden.
Via de pagina “Openstaand werk” of “Boekhouding/Opvolgen scans” kan de status van de geüploade facturen geraadpleegd worden.
Via de pagina “Openstaand werk” of “Boekhouding/Opvolgen scans” kan de status van de geüploade facturen geraadpleegd worden.
|
Batch Status
|
Progressie
|
|---|---|
|
Verzonden
|
Bestand in Lyanthe Scanstraat aangekomen
|
|
In werking
|
Batch wordt gevalideerd door Lyanthe Document Analist
|
|
Exported to MFO of Geëxporteerd
|
Facturen aangekomen in boekportaal voor verwerking
|
Tip: Door het selecteren van “Alles Tonen” en door de datum en de periode aan te passen zie je een overzicht van alle administraties waarop je rechten hebt.
De Openstaand Werk pagina toont een overzicht van de openstaande factuur acties per administratie met betrekking tot Scanstreet, Workflow en Boekhouding (factuurverwerking):
