Privacyverklaring

Lyanthe B.V. ("Lyanthe", "wij") ontwikkelt en levert software voor het automatiseren van pre-accounting. Als u onze website bezoekt, onze software gebruikt of op een andere manier contact met ons heeft, verwerken wij persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leest u welke gegevens dat zijn, waarom wij ze verwerken, op welke grondslag, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.

Persoonsgegevens zijn alle gegevens over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals een naam, e-mailadres of IP-adres.

Lyanthe B.V. opereert zelfstandig en is zelf verantwoordelijk voor de verwerkingen in deze verklaring. Wij delen uw persoonsgegevens niet met andere ondernemingen binnen de groep waartoe Lyanthe behoort.

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Of wilt u een mogelijke inbreuk melden? Neem dan contact met ons op via contact@lyanthe.com.

Klanten van Lyanthe verwerken via onze software gegevens over hun eigen administratie. Denk aan inkoop- en verkoopfacturen en de gegevens van leveranciers, klanten en medewerkers die daarin staan. Voor deze gegevens is onze klant (bijvoorbeeld uw accountantskantoor, administratiekantoor of werkgever) de verwerkingsverantwoordelijke. Lyanthe is dan verwerker: wij verwerken de gegevens uitsluitend in opdracht en volgens de instructies van die klant. De afspraken hierover liggen vast in een verwerkersovereenkomst.

Wilt u uw rechten uitoefenen voor gegevens die een klant van Lyanthe via onze software verwerkt? Richt uw verzoek dan aan die klant. Ontvangen wij uw verzoek rechtstreeks, dan sturen wij het door naar de betreffende klant.

Voor de verwerkingen in dit hoofdstuk bepaalt Lyanthe zelf het doel en de middelen en is Lyanthe verwerkingsverantwoordelijke.

Bij het gebruik van onze software ontstaan automatisch gegevens, zoals log-, beveiligings- en prestatiegegevens. Wij gebruiken deze om de software te leveren, te beveiligen en te verbeteren, om misbruik en beveiligingsincidenten op te sporen en te voorkomen, en om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Gegevens: gebruikersnaam, inlog-ID, IP-adres, apparaat- en browsergegevens, tijdstippen en handelingen in de software.

Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG), namelijk een veilige, stabiele en goed functionerende dienst voor onze klanten; voor zover van toepassing een wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG).

Bewaartermijn: 12 maanden

Wij anonimiseren en aggregeren gegevens uit onze software in opdracht van onze klanten. Het resultaat is niet herleidbaar tot een persoon of tot een klant. Deze gegevens zijn daarom geen persoonsgegevens meer. Wij gebruiken ze om onze diensten te onderhouden, beveiligen, analyseren en verbeteren, en om modellen te ontwikkelen en te trainen. Het anonimiseren zelf doen wij als verwerker voor de klant.

Onze software herkent gegevens op facturen en doet boekingsvoorstellen. Als gebruikers of door ons ingeschakelde dienstverleners een herkenning of voorstel corrigeren of valideren, kunnen wij die correctie gebruiken om onze herkennings- en matchingmodellen te trainen, te testen en te verbeteren. Wij gebruiken dan de correctie samen met het bijbehorende factuurbeeld en de daaruit gehaalde gegevens (samen: "Trainingsgegevens"). Deze modellen zetten wij in voor al onze klanten.

Betrokkenen: personen van wie gegevens op facturen staan, zoals contactpersonen van leveranciers en afnemers van onze klanten, en de gebruikers die de correcties aanbrengen.

Gegevens: contactgegevens (naam, adres, telefoon, e-mail, KvK- en btw-nummer), functie-informatie, financiële gegevens op facturen en de correctie of validatie zelf.

Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG), namelijk het verbeteren van de nauwkeurigheid van onze software voor al onze klanten.

Wij nemen daarbij de volgende waarborgen in acht:

• Wij trainen in de eerste plaats met geanonimiseerde gegevens. Is dat voor het doel aantoonbaar onvoldoende, dan pseudonimiseren wij de Trainingsgegevens vooraf. Is ook dat aantoonbaar onvoldoende, dan beperken wij de verwerking tot wat strikt noodzakelijk is.
• Trainingsgegevens verwerken wij in een afgescheiden omgeving met ten minste hetzelfde beveiligingsniveau als onze productieomgeving.
• Training en hosting van de modellen vinden uitsluitend plaats binnen de Europese Economische Ruimte (EER).
• Wij nemen maatregelen om te voorkomen dat de modellen of de output daarvan gegevens van de ene klant beschikbaar maken voor andere klanten.
• Gegevens van klanten die bijzondere categorieën van persoonsgegevens of strafrechtelijke persoonsgegevens verwerken, gebruiken wij niet als Trainingsgegevens.
• Klanten kunnen het gebruik van hun gegevens als Trainingsgegevens uitsluiten.

Correcties en validaties kunnen in de toekomst worden uitgevoerd door een dienstverlener buiten de EER. Die dienstverlener schakelen wij voor dit doel pas in nadat wij de EU-standaardcontractbepalingen (SCC's) met hem hebben gesloten en een beoordeling van het beschermingsniveau (transfer impact assessment) hebben uitgevoerd. Zie ook hoofdstuk 6.

U kunt bezwaar maken tegen deze verwerking (zie hoofdstuk 8).

Bewaartermijn: zolang nodig voor training van de betreffende modelversie, met jaarlijkse herbeoordeling

Onze software doet voorstellen; onze klant beoordeelt en beslist. Er is geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanmerkelijke gevolgen voor u (artikel 22 AVG).

Wij verwerken gegevens van contactpersonen van onze (potentiële) klanten om offertes uit te brengen, overeenkomsten te sluiten en uit te voeren, accounts te beheren en te factureren.

Gegevens: naam, functie, organisatie, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer en factuurgegevens.

Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG), namelijk het onderhouden van de zakelijke relatie met onze klant; voor administratie en facturatie een wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG).

Bewaartermijn: looptijd van de overeenkomst plus 7 jaar

Wij versturen nieuwsbrieven en andere marketingberichten per e-mail.

• Prospects en websitebezoekers: wij sturen u alleen berichten als u zich daarvoor heeft aangemeld. De grondslag is uw toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG). U kunt uw toestemming altijd intrekken.
• Bestaande klanten: contactpersonen van klanten kunnen berichten ontvangen over vergelijkbare producten en diensten van Lyanthe. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG), binnen de grenzen van artikel 11.7 Telecommunicatiewet. Bij het verzamelen van uw e-mailadres en in elk bericht kunt u zich hiervoor afmelden.

Gegevens: naam, e-mailadres en, als u klant bent, organisatie.

Afmelden kan via de link onderaan elk bericht of via contact@lyanthe.com. Ook na afmelding ontvangt u berichten die nodig zijn voor de uitvoering van de overeenkomst, zoals service- en onderhoudsmeldingen.

Bewaartermijn: tot afmelding, daarna maximaal 1 maand voor de verwerking van de afmelding

Als u contact met ons opneemt via het contactformulier op onze website, een demo aanvraagt of een supportverzoek indient, verwerken wij de gegevens die u daarbij verstrekt om uw vraag te behandelen en contact met u te houden. Het formulier is beveiligd met Google reCAPTCHA.

Gegevens: naam, organisatie, e-mailadres, telefoonnummer, de inhoud van uw bericht en de verdere correspondentie.

Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG), namelijk het beantwoorden van vragen en het ondersteunen van gebruikers; bij supportverzoeken van klanten ook de uitvoering van de overeenkomst met onze klant.

Bewaartermijn: 2 jaar na het laatste contact

Zonder uw toestemming plaatsen wij alleen cookies die strikt noodzakelijk zijn om uw cookievoorkeur te onthouden. Alle andere cookies plaatsen wij pas nadat u daarvoor in de cookiebanner toestemming heeft gegeven (artikel 11.7a Telecommunicatiewet). De grondslag voor de verwerking van de gegevens is dan uw toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG). Via de cookie-instellingen onderaan de website kunt u uw keuze per categorie altijd wijzigen.

Functionele cookies (Google reCAPTCHA). Ons contact- en demoformulier is met Google reCAPTCHA beveiligd tegen spam en misbruik. reCAPTCHA beoordeelt daarvoor onder meer uw IP-adres, browser, apparaat en muisbewegingen, en kan gebruikmaken van uw Google-account als u daarbij bent ingelogd. Google gebruikt deze gegevens deels ook voor eigen doeleinden en is daarvoor zelf verantwoordelijk; zie de privacyverklaring van Google. Accepteert u deze cookies niet, dan kunt u de formulieren niet verzenden. U kunt ons dan mailen via contact@lyanthe.com.

Analytische en marketingcookies (HubSpot). Hiermee meten wij hoe bezoekers onze website gebruiken, welke pagina's zij bezoeken en via welke weg zij binnenkomen. Vult u daarna een formulier in, dan koppelen wij uw eerdere websitebezoek aan uw contactgegevens.

Gegevens: IP-adres, cookie-ID, apparaat- en browsergegevens, bezochte pagina's en klikgedrag.

Bewaartermijn: de HubSpot-cookies vervallen na maximaal 6 maanden; de gegevens in HubSpot bewaren wij 24 maanden.

Om problemen met onze website en servers op te sporen en de website veilig te houden, bewaren onze servers logbestanden met onder meer IP-adressen.

Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG), namelijk een veilige en beschikbare website.

Bewaartermijn: 12 maanden

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Wij delen ze alleen als dat nodig is voor de doelen in deze verklaring:

• Verwerkers. Wij schakelen dienstverleners in voor onder meer hosting en infrastructuur, e-mail- en marketingsoftware, websitestatistieken, websiteformulieren, klantenservice- en ticketsoftware en het controleren en corrigeren van herkenningsresultaten. Met deze dienstverleners sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Een overzicht van de verwerkers die wij inschakelen, ontvangt u op verzoek via contact@lyanthe.com.
• Koppelingen op instructie van onze klant. Activeert een klant een koppeling met bijvoorbeeld een boekhoudpakket, dan wisselen wij in opdracht van die klant gegevens met die partij uit.
• Derden met een eigen verantwoordelijkheid. Voor de beveiliging van onze formulieren gebruiken wij Google reCAPTCHA. Google verwerkt deze gegevens deels voor eigen doeleinden en is daarvoor zelf verantwoordelijk (zie 4.7).
• Overheidsinstanties. Wij verstrekken persoonsgegevens aan politie, toezichthouders of andere overheidsinstanties alleen als wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Wij beoordelen elk verzoek vooraf en verstrekken niet meer dan strikt vereist is.

Wij verwerken persoonsgegevens in beginsel binnen de EER. Sommige dienstverleners kunnen gegevens buiten de EER verwerken, zoals aanbieders van marketing-, statistiek- en formulierbeveiligingssoftware in de Verenigde Staten. Bij doorgifte buiten de EER zorgen wij voor een passende waarborg:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, zoals het EU-VS Data Privacy Framework voor daaronder gecertificeerde ondernemingen; of
• de EU-standaardcontractbepalingen (SCC's), zo nodig met aanvullende maatregelen op basis van een beoordeling van het beschermingsniveau in het land van ontvangst.

Meer informatie over de waarborgen voor een specifieke doorgifte ontvangt u op verzoek via contact@lyanthe.com.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, onbevoegde toegang en onrechtmatige verwerking. Voorbeelden zijn versleutelde verbindingen (TLS), toegangsbeheer en logging. Lyanthe bereidt certificering volgens ISO 27001 voor. Onze dienstverleners verplichten wij contractueel tot een vergelijkbaar beveiligingsniveau.

Voor de verwerkingen waarvoor Lyanthe verwerkingsverantwoordelijke is, heeft u de volgende rechten:

• Inzage: een kopie opvragen van de persoonsgegevens die wij over u verwerken.
• Rectificatie: onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Verwijdering: uw gegevens laten verwijderen.
• Beperking: de verwerking laten beperken.
• Overdraagbaarheid: uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat ontvangen of laten overdragen.
• Bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, waaronder het gebruik als Trainingsgegevens, en tegen direct marketing.
• Intrekken van toestemming: toestemming die u heeft gegeven, kunt u altijd intrekken. Dat heeft geen gevolgen voor de verwerking daarvoor.

Voor deze rechten gelden in sommige gevallen wettelijke uitzonderingen of beperkingen. Is dat zo, dan leggen wij u uit welke en waarom.

U kunt uw verzoek sturen naar contact@lyanthe.com. Wij reageren binnen één maand. Bij complexe of veel verzoeken kan die termijn met twee maanden worden verlengd; dat laten wij u dan binnen de eerste maand weten. Voor gegevens die wij als verwerker verwerken, verwijzen wij naar hoofdstuk 3.

U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen als nieuwe ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. De meest actuele versie staat altijd op lyanthe.com. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij u actief.

Laatst bijgewerkt: oktober 2026, Echt.