Klantcase
Hoe iQOUNT groeide naar 94% autobook
zonder extra druk op het team
Hoewel de overname van een nieuw kantoor veel mooie kansen met zich meebrengt, kwam iQOUNT na de overname van een administratiekantoor ook voor een aantal flinke uitdagingen te staan. “Al die extra administraties moesten we met vrijwel hetzelfde team verwerken,” vertelt account- en innovatiemanager Kevin Nieuwenhuis. “We hadden niet genoeg mensen om met onze standaarden alle extra administraties te verwerken en klanten van dienst te zijn zoals wij dat gewend zijn. En plotseling veel meer mensen aannemen was ook geen optie.”
Daarom ging het kantoor op zoek naar een manier om die extra bulk sneller en slimmer te verwerken. Inmiddels laat iQOUNT gemiddeld 94% van de boekingen automatisch verwerken met Lyanthe. “We hebben nu niet alleen veel minder handmatig werk, maar beschikken ook met veel minder inspanningen over actuele cijfers. Daardoor zien we eerder welke administraties achterblijven en kunnen we klanten adviseren op basis van wat er nú speelt.”
Autobook? Dat bestond bij ons eigenlijk niet. Inmiddels zitten we op gemiddeld 94% dankzij Lyanthe.
Op zoek naar een schaalbare aanpak
Net als veel andere kantoren werkte iQOUNT voor de overname ook al met software voor factuurverwerking. Toch moesten automatiseringsregels nog per administratie worden ingesteld en bleef handmatig ingrijpen vaak nodig.
“Met onze vorige software hebben we een eerste stap naar een hoger percentage autobook gezet, maar snel na de implementatie bleef de automatiseringsgraad hangen,” vertelt Kevin. “De urgentie om verder te automatiseren was er bij ons wel, maar de doorontwikkeling van het softwarepakket bleef achter. Daardoor kwamen we niet verder.”
Rond de overname veranderde de situatie. “Ineens moesten we kritisch kijken hoeveel extra werk ons bestaande proces nog aankon. Dat was hét moment om vol in te zetten op een oplossing die onze automatisering echt verder kon brengen.”
Van keuze naar een soepele overstap
Tijdens de zoektocht vergeleek iQOUNT meerdere oplossingen. “Uiteindelijk kwamen we via ons netwerk bij Lyanthe terecht,” vertelt Kevin. “Waar veel andere oplossingen vooral gericht zijn op het automatisch verwerken van facturen, gaat Lyanthe een stap verder. Binnen het platform kunnen we afzonderlijke factuurregels herkennen en automatiseringsregels voor meerdere administraties inrichten. Via het Power BI-dashboard zien we vervolgens waar nog verbetering mogelijk is. Juist die combinatie gaf voor ons de doorslag.”
Ook tijdens de overstap stond iQOUNT er niet alleen voor. Via een gezamenlijk Teams-kanaal kon het kantoor met alle vragen direct bij ons terecht. “Geen vraag was te gek,” vertelt Kevin. “Elke week bespraken we met Lyanthe waar we tegenaan liepen en leerden we hoe we meer uit het platform konden halen.”
iQOUNT legde de verdere inrichting bij een klein aantal vaste medewerkers neer. Zij pakten het direct fanatiek op: ze analyseerden het dashboard, verbeterden achterblijvende administraties en stuurden bij waar nodig.
Ook de complexe facturen geautomatiseerd
Al snel merkte iQOUNT dat onze software juist bij complexere facturen het verschil maakt. “Neem bijvoorbeeld horecafacturen van leveranciers als Hanos en Sligro. Die bevatten vaak meerdere btw-tarieven en productcategorieën, en moesten voorheen grotendeels met de hand worden uitgezocht,” legt Kevin uit. “Dat was een enorm tijdrovend proces.”
Met Lyanthe worden deze facturen nu automatisch per factuurregel uitgelezen en verwerkt. Het systeem herkent welke producten onder 9% of 21% btw vallen en boekt die regel volgens de juiste instelling, ook wanneer beide tarieven op één factuur staan.
“Daardoor behoren juist de complexe en voorheen meest tijdrovende administraties nu tot de best geautomatiseerde van ons kantoor,” zegt Kevin.
Zelfs met het meest verfrommelde bonnetje kan de software prima uit de voeten.
Gericht sturen op achterblijvende administraties
Binnen het Lyanthe-dashboard ziet Kevin direct welke administraties goed scoren en waar facturen nog te weinig automatisch verwerkt worden. “Wanneer ik 98% zie staan, weet ik dat het goed gaat. Juist een administratie die op 60% blijft hangen is interessant, want daar valt nog veel te verbeteren.”
“We kijken waarom facturen nog handmatig worden verwerkt, scherpen de automatiseringsregels aan en controleren hoeveel correcties daarna nog nodig zijn.”
Op die manier komen boekingen niet alleen vaker automatisch, maar ook vaker direct goed in de administratie terecht — en groeit het autobookpercentage door.
Van administratie verwerken naar klanten adviseren
Voor iQOUNT zit de grootste winst niet alleen in het sneller verwerken van facturen, maar vooral in hoeveel tijd en inspanning dat scheelt. “Ons werk begint eigenlijk pas als de administratie klaar is,” legt Kevin uit.
Doordat inkomende facturen grotendeels automatisch worden verwerkt, beschikt het team eenvoudiger over actuele financiële cijfers. Zo ziet iQOUNT hoe een onderneming ervoor staat, waar afwijkingen ontstaan en wanneer actie nodig is.
“We werkten voorheen ook al met actuele cijfers en adviseerden onze klanten proactief. Met Lyanthe kost het alleen veel minder tijd en inspanning om tot die cijfers te komen. Daardoor houden we meer ruimte over voor het adviseren van klanten en het signaleren van kansen.”
Plan een demo
Wil je net als iQOUNT doorgroeien naar 94% autobook? Tijdens een demo van dertig minuten laten we zien hoe Lyanthe facturen tot op regelniveau verwerkt, automatiseringsregels toepast op vergelijkbare administraties en zichtbaar maakt waar nog handmatig werk of correcties nodig zijn.