Référence client
Comment iQOUNT a atteint 94% de comptabilisation automatique
sans pression supplémentaire sur l'équipe
La reprise d'un cabinet apporte de belles opportunités, mais elle a aussi confronté iQOUNT à plusieurs défis de taille. « Toutes ces comptabilités supplémentaires, nous devions les traiter avec pratiquement la même équipe », raconte Kevin Nieuwenhuis, responsable clients et innovation. « Nous n'avions pas assez de collaborateurs pour traiter toutes ces comptabilités selon nos standards et servir les clients comme nous en avons l'habitude. Et recruter soudainement beaucoup plus de monde n'était pas une option non plus. »
Le cabinet s'est donc mis en quête d'une manière de traiter ce volume supplémentaire plus vite et plus intelligemment. Aujourd'hui, iQOUNT fait traiter automatiquement 94% de ses écritures en moyenne avec Lyanthe. « Nous avons non seulement beaucoup moins de travail manuel, mais nous disposons aussi de chiffres actuels avec beaucoup moins d'efforts. Nous voyons donc plus tôt quelles comptabilités prennent du retard, et nous pouvons conseiller nos clients sur la base de ce qui se passe maintenant. »
La comptabilisation automatique ? Chez nous, cela n'existait pour ainsi dire pas. Aujourd'hui, nous sommes à 94% en moyenne grâce à Lyanthe.
À la recherche d'une approche évolutive
Comme beaucoup d'autres cabinets, iQOUNT utilisait déjà un logiciel de traitement des factures avant la reprise. Les règles d'automatisation devaient pourtant encore être configurées comptabilité par comptabilité, et une intervention manuelle restait souvent nécessaire.
« Avec notre logiciel précédent, nous avions fait un premier pas vers un taux de comptabilisation automatique plus élevé, mais peu après l'implémentation, le taux d'automatisation a plafonné », raconte Kevin. « L'urgence d'automatiser davantage était bien présente chez nous, mais le développement du logiciel ne suivait pas. Nous n'avancions plus. »
La reprise a changé la donne. « D'un coup, nous avons dû regarder de près combien de travail supplémentaire notre processus existant pouvait encore absorber. C'était le moment de miser pleinement sur une solution capable de faire vraiment progresser notre automatisation. »
D'un choix à une transition en douceur
Au cours de sa recherche, iQOUNT a comparé plusieurs solutions. « Nous sommes finalement arrivés chez Lyanthe via notre réseau », raconte Kevin. « Là où beaucoup d'autres solutions se concentrent surtout sur le traitement automatique des factures, Lyanthe va une étape plus loin. La plateforme nous permet de reconnaître des lignes de facture distinctes et de définir des règles d'automatisation pour plusieurs comptabilités. Le tableau de bord Power BI nous montre ensuite où une amélioration est encore possible. C'est précisément cette combinaison qui a fait la différence. »
Pendant la transition non plus, iQOUNT n'était pas seul. Un canal Teams commun permettait au cabinet de nous poser directement toutes ses questions. « Aucune question n'était de trop », raconte Kevin. « Chaque semaine, nous discutions avec Lyanthe de ce sur quoi nous butions et nous apprenions à tirer davantage de la plateforme. »
iQOUNT a confié la suite de la configuration à un petit nombre de collaborateurs fixes. Ils s'y sont attelés avec enthousiasme : ils ont analysé le tableau de bord, amélioré les comptabilités à la traîne et ajusté là où c'était nécessaire.
Les factures complexes aussi, automatisées
iQOUNT a vite remarqué que notre logiciel fait la différence précisément sur les factures complexes. « Prenez les factures de fournisseurs de l'horeca comme Hanos et Sligro. Elles comportent souvent plusieurs taux de TVA et catégories de produits, et devaient auparavant être démêlées en grande partie à la main », explique Kevin. « C'était un processus extrêmement chronophage. »
Avec Lyanthe, ces factures sont désormais lues et traitées automatiquement ligne par ligne. Le système reconnaît quels produits relèvent de 9% ou de 21% de TVA et comptabilise la ligne selon le bon paramétrage, même lorsque les deux taux figurent sur une même facture.
« Résultat : ce sont justement les comptabilités complexes et autrefois les plus chronophages qui comptent aujourd'hui parmi les mieux automatisées du cabinet », dit Kevin.
Même avec le ticket de caisse le plus froissé, le logiciel s'en sort très bien.
Piloter les comptabilités à la traîne
Dans le tableau de bord Lyanthe, Kevin voit immédiatement quelles comptabilités obtiennent de bons résultats et où les factures sont encore trop peu traitées automatiquement. « Quand je vois 98%, je sais que tout va bien. C'est justement une comptabilité qui plafonne à 60% qui est intéressante, car il y a encore beaucoup à y améliorer. »
« Nous regardons pourquoi des factures sont encore traitées manuellement, nous affinons les règles d'automatisation et nous contrôlons combien de corrections restent nécessaires ensuite. »
De cette manière, les écritures arrivent non seulement plus souvent automatiquement, mais aussi plus souvent correctes du premier coup — et le taux de comptabilisation automatique continue de croître.
Du traitement comptable au conseil client
Pour iQOUNT, le principal gain ne réside pas seulement dans un traitement plus rapide des factures, mais surtout dans le temps et les efforts que cela économise. « Notre travail ne commence vraiment que lorsque la comptabilité est prête », explique Kevin.
Comme les factures entrantes sont traitées en grande partie automatiquement, l'équipe dispose plus facilement de chiffres financiers actuels. iQOUNT voit ainsi où en est une entreprise, où apparaissent des écarts et quand une action est nécessaire.
« Nous travaillions déjà avec des chiffres actuels et conseillions nos clients de manière proactive. Avec Lyanthe, il faut simplement beaucoup moins de temps et d'efforts pour y arriver. Cela nous laisse plus de place pour conseiller nos clients et repérer des opportunités. »
Planifier une démo
Vous voulez, comme iQOUNT, atteindre 94% de comptabilisation automatique ? En trente minutes de démonstration, nous vous montrons comment Lyanthe traite les factures jusqu'au niveau de la ligne, applique des règles d'automatisation à des comptabilités comparables et rend visible où du travail manuel ou des corrections restent nécessaires.