Onze oplossing
Drie pijlers van factuurautomatisering
Automatische factuurverwerking werkt pas écht als de basis klopt: 100% correcte factuurdata, volledige informatie, een slimme en schaalbare boekingsengine én inzicht om continu te verbeteren.
Een accountantskantoor werkt niet met één administratie, maar met tientallen of honderden. Elke administratie heeft een eigen grootboekschema, een eigen stand van de RGS-implementatie en een eigen boekhoudpakket. Lyanthe brengt daar eenheid in. In één factuurstraat, van digitaliseren via automatiseren naar optimaliseren, worden facturen automatisch goed geboekt. Zo doorbreek je de grens van wat een medewerker handmatig kan verwerken en groeit je kantoor zonder dat je team hoeft mee te groeien.
Pijler 1
Digitaliseren
Betrouwbare data. Compleet van de bron.
Vergaande automatisering staat of valt met volledige factuurinformatie. Daarom gaat Lyanthe verder dan scan-en-herken en verder dan digitalisatie op btw-niveau. Onze technologie, jarenlang opgebouwde eigen logica en menselijke verificatie werken samen. Daardoor garanderen we meer dan 99,5% volledige en correcte factuurinformatie.
Alle kanalen, alle formaten
E-mail
Elke administratie krijgt eigen e-mailadressen voor inkoopfacturen, verkoopfacturen en declaraties.
Lyanthe Invoice App
Ondernemers fotograferen hun bonnen en facturen direct, en keuren ze desgewenst ook meteen goed.
Lyanthe Portaal
Klanten en medewerkers uploaden documenten eenvoudig via de webomgeving.
Peppol
Lyanthe is zelf een Peppol Access Point, dus e-facturen komen automatisch binnen.
JoinData
E-dairy-berichten en EDI-facturen worden automatisch verwerkt, ideaal voor de agrarische sector.
API
Documenten worden aangeleverd vanuit eigen software, en gedigitaliseerde facturen kunnen als UBL worden opgehaald.
PDF, UBL/XML, Word, Excel, afbeeldingen of een factuur in de tekst van een e-mail: Lyanthe verwerkt het allemaal.
Diepgaand gedigitaliseerd
Automatisch splitsen
Een PDF met meerdere facturen wordt herkend en opgesplitst in losse documenten.
Standaard btw-uitsplitsing
Elke factuur wordt automatisch uitgesplitst per btw-percentage.
Op regelniveau of op samenvattingsniveau
Facturen worden gedigitaliseerd tot op elke factuurregel, inclusief aantallen. Is een samenvatting handiger voor de verwerking, zoals bij horecagroothandels met categorieën als bier, wijn en keuken? Dan digitaliseren we op samenvattingsniveau.
Digitaliseren met bijzondere instructies
Heb je specifieke informatie nodig om automatisch te boeken op kostenplaats of kostendrager? Vraag de instructie bij ons aan. We halen die gegevens gericht van de factuur, ook als ze in bijlagen, tabellen of subtotalen staan.
Verrijkt met wat telt
Denk aan productinformatie, oornummers, project- en contractnummers, leasekosten per kenteken of energie uitgesplitst naar gas, elektriciteit en teruglevering.
Kennis die je direct benut
Onze instructiedatabase voor MKB en Agro is vastgelegd op kantoorniveau. Elke administratie profiteert er dus direct van.
Voordeel voor jou
Nauwkeurige en schone data, direct vanuit de bron.
Pijler 2
Automatiseren
Eén keer instellen. Overal toepassen.
Elke factuur die zonder tussenkomst van een medewerker verwerkt kan worden, hoort ook zo verwerkt te worden. De centrale boekingsengine van Lyanthe zet correcte data om in juiste boekingen, consistent over al je administraties heen.
Uitgelicht
De Lyanthe Matchingservice
Elk grootboekschema, geen probleem.
Geen twee administraties zijn hetzelfde ingericht. De matchingservice vertaalt een centrale regel automatisch naar de juiste grootboekrekening of RGS-code binnen elke administratie, op factuurregelniveau en inclusief btw-afhandeling. Het maakt niet uit welk schema er wordt gebruikt en of RGS al is geïmplementeerd. Zo werkt één regel overal, zonder dat je per administratie opnieuw hoeft in te richten.
Eén regel voor al je administraties
Dankzij onze centrale leveranciersdatabase stel je een regel één keer in op kantoorniveau. Denk aan: facturen van KPN zijn altijd telefoonkosten. Die regel geldt direct voor alle administraties die nu gekoppeld zijn, én voor elke administratie die je in de toekomst toevoegt.
Drie niveaus van regels
- Algemene regels gelden voor alle administraties.
- Sectorspecifieke regels, bijvoorbeeld voor horeca, bouw of agrarisch, gaan daarboven.
- Een uitzondering voor één administratie leg je eenvoudig vast op administratieniveau.
Autobook
Facturen worden automatisch geboekt op basis van een kwaliteits- en risicocheck. Wijzigen bijvoorbeeld de bankgegevens van een leverancier? Dan wordt de factuur niet automatisch doorgeboekt.
Slimme features voor nog meer autobook
- Templates per relatie.
- Transitorisch en analytisch boeken.
- Factuurregels comprimeren tot één boeking.
- Automatisch boeken voor eenmalige relaties.
Geïntegreerde autorisatie
Ondernemers en managers keuren facturen snel goed via het portaal of de app.
Naadloos naar je boekhoudpakket
Lyanthe koppelt met onder andere Exact Online, Twinfield, Yuki, AFAS en AccountView. Vanuit het pakket klik je door naar de originele factuur, en waar het pakket dat ondersteunt, worden ook aantallen meegeboekt.
Voordeel voor jou
Meer dan 90% van de facturen wordt automatisch geboekt.
Pijler 3
Optimaliseren
Het performance dashboard laat zien waar de winst nog zit.
Automatiseren is geen eindpunt, maar een proces dat je continu verbetert. Het performance dashboard geeft je grip op je pre-accountingproces, per dossier en voor je hele kantoor.
Kwaliteit van boekingen
Je ziet hoe goed er wordt geboekt en waar wijzigingen of afwijzingen ontstaan.
Automatiseringsregels en audit trail
Je ziet welke regels hun werk doen, en elke aanpassing blijft volledig herleidbaar.
Procesinzicht op elk niveau
Je bekijkt de prestaties per administratie, per afdeling en per medewerker.
Sturen op KPI's
- Autobookpercentage.
- Wijzigingen en afwijzingen.
- Factuuraantallen en doorlooptijd.
- Autobook-potentie: waar nog meer te automatiseren valt.
Vergelijkbare data, echte benchmarking
Omdat alle administraties op dezelfde manier worden verwerkt, zijn de uitkomsten onderling vergelijkbaar. Je ziet wat werkt en trekt dat breder door, en je houdt grip op standaardisatie én op afwijkingen.
Van inzicht naar actie
Met change management en kantoorcoaching helpen we je om de inzichten om te zetten in een efficiënter werkproces, zodat elke administratie zo dicht mogelijk bij 100% autobook komt.
Deze detailinzichten tonen voortdurend waar de efficiency in het pre-accountingproces verbeterd kan worden.
Voordeel voor jou
Grip op je complete pre-accountingproces.